Dacă în schimb aştepţi şi rezultate de la team-building ul respectiv … lucrurile se schimbă în mod radical. Iată mai jos zece etape, care pot fi folosite sub forma unui check list,  care îţi vor uşura munca atunci când organizezi un eveniment de team building sau un training care se desfăsoară în altă parte decât în companie.

1. Participanţii

Stabileste cu o cât mai mare precizie câţi participanţi vor fi. Rezultatele optime pentru un training le vei avea cu 12-16 participanţi. În cazul unui team building, numarul participanţilor contează pentru a stabili locaţia dar şi pentru a găsi cele mai bune obiective de atins în urma evenimentului. La capitolul participanţi ar fi bine sa ştii:

• Numărul total de participanţi
• Numărul participanţilor care au nevoie de cazare
• Numărul de femei/bărbaţi
• Media de vârstă

2. Stabilirea perioadei

Odată ce ştim exact câţi participanţi avem şi chiar şi cine sunt aceştia va trebui să trecem la alegerea perioadei. Pentru aceasta ar trebui să acordăm atenţie următorilor factori:

• Ce alte evenimente (campanii comerciale, conferinţe, etc) sunt deja programate
• Care sunt perioadele cu cel mai încarcat program
• Ce concedii sunt deja programate
• Starea vremii în perioada în care dorim să organizăm trainingul
• Cât vrem să dureze evenimentul
• Câte nopţi de cazare avem nevoie, în funcţie de cât durează evenimentul şi deplasarea participanţilor la locaţie

3. Alegerea locaţiei

Pentru alegerea locaţiei cea mai bună şi eficientă soluţie este să apelăm la o agenţie de turism. Dacă însă bugetul sau procedurile companiei nu ne permit acest lucru, va trebui să facem noi întreaga selecţie. Totuşi, indiferent dacă avem sau nu o agenţie de turism care să se ocupe de locaţie, va trebui să alegem în funcţie de urmatoarele:

• În funcţie de activităţile dorite (indoor sau outdoor)
• În funcţie de buget
• În funcţie de durata de deplasarte a participanţilor

Atunci când discutăm şi cerem oferta de preţ, e mai mult decât indicat să clarificăm şi urmatoarele:

• Mai sunt şi alţi turişti la locaţie?
• Ce alte evenimente au loc în acelaşi timp? (nunţi ,botezuri, parastase?)
• Există sală de curs şi câte persoane intră în ea în funcţie de cum trebuie amenajată (amfiteatru, U, la mese, etc)?
• Sala de curs are sonorizare, proiector, flipchart?
• Ce condiţii/restricţii sunt pentru aducerea băuturii din exterior?
• Unde se serveşte masa şi pauzele de cafea?
• Şi nu uita să stabileşti meniuri fixe şi ore de servire cât mai precise.

4. Stabilirea activităţilor şi alegerea furnizorului

Pentru a minimiza riscurile, vă sugerăm ca la alegerea furnizorului să cereţi recomandări de la alţi clienţi, pentru fiecare activitate propusă de către aceştia. Şi la acest punct va trebui să fim atenţi la câteva elemente care pot face evenimentul să fie unul memorabil sau dimpotrivă, pot dăuna grav teambuilding-ului.

• În funcţie de locaţie şi de profilul participanţilor se pot desfăşura activităţi outdoor si/sau indoor. Care sunt mai potrivite pentru profilul participanţilor?
• Activităţile sunt urmate de debriefing sau doar ne jucam?
• Care sunt back-up-urile pentru exerciţiile outdoor?
• De câţi traineri este nevoie pentru facilitarea grupelor mici?

5. Trimiterea invitaţiilor şi gestionarea confirmărilor

Principala regulă la acest punct este că este nevoie să ne asigurăm atât că participanţii au primit invitaţia cât şi că ştiu excat ce trebuie să facă în continuare. Pentru aceasta, ar fi de preferat să existe etapele de mai jos:

• Mail de invitare
• Sms în care să reamintiţi importanţa confirmării mailului de invitare
• Mail de reamintire a evenimentului, de obicei cu două zile înainte de eveniment
• Nu uitaţi să precizaţi care este ţinuta pentru eveniment (dacă sunt activităţi outdoor ar trebui subliniat asta)
• Nu uitaţi să verificaţi dacă există participanţi cu nevoi speciale (vegetarieni, etc)

6. Deplasarea la şi de la locul evenimentului şi alte materiale necesare

De cele mai multe ori deplasarea cade în sarcina participanţilor dar sunt cazuri în care închirierea unui autobuz sau microbuz poate reduce semnificativ bugetul pentru deplasări. În acest caz va trebui să nu uităm că şi soferii angajaţi au nevoie de cazare şi de masă. Pe langă deplasare va trebui să stabilim cu exactitate cum şi când vor ajunge participanţii la hotel şi ce materiale vor primi la check-in. De exemplu:

– badguri, mape

– materiale promoţionale

– amintiri : eşarfe , tricouri, etc

7. Evaluarea evenimentului

Deşi pare de la sine înţeleasă, evaluarea evenimentului, la finalul lui, este cel mai des ignorată, atât de către participanţi cât şi de către organizatori. Cel mai simplu este să pregătim din timp un formular, pe o singură foaie A4, care să conţină concluzii pe trei direcţii:

• ce a fost bine,
• ce trebuie schimbat,
• ce ar fi fost bine să se întâmple, dar nu s-a întâmplat

Dacă ai un răspuns clar la toate punctele de mai sus, nu îmi rămâne decât să îţi urez un team building reuşit.